"Jeder Fehler zählt"Patient nicht erreicht – was nun?

Nicht immer gelingt es bei einem pathologischen Laborbefund, den betroffenen Patienten telefonisch zu erreichen. Wie können Sie vermeiden, dass der Befund in Vergessenheit gerät?

Wie sollte man im Falle der Nicht-Erreichbarkeit von Patientinnen und Patienten am Telefon vorgehen?

Der vorliegende Bericht (siehe Kasten oben) beschreibt ein leider immer noch häufiges Problem in der Hausarztpraxis: Ein pathologischer Laborbefund liegt vor, die Kontaktaufnahme mit dem Patienten oder der Patientin gelingt nicht auf Anhieb, der Befund gerät in Vergessenheit.

Bei diesem Fall kommt noch hinzu, dass bei den weiteren Kontakten die Empfehlung zur Laborkontrolle nicht wieder aufgegriffen wurde. Auch das ist keine Seltenheit – bei einem Termin wegen Erkältungsbeschwerden liegt der Fokus in der Regel auf dem aktuellen Problem und nicht auf der Vorgeschichte. Daher braucht es sichere Mechanismen, die dem Vergessen und Übersehen pathologischer Befunde vorbeugen können.

Was tun?

Die Arbeitsgruppe “CIRS ambulant” der Berliner Ärztekammer aus niedergelassenen Berliner Ärztinnen und Ärzten hat sich mit dem Bericht auseinandergesetzt und folgende Empfehlungen formuliert:

  • Praxisintern muss eine Regelung festgelegt sein, wie im Falle der Nicht-Erreichbarkeit von Patientinnen und Patienten am Telefon vorzugehen ist.
  • Unerledigte Aufgaben wie der erfolglose Anrufversuch sollten in eine Wiedervorlage-Liste (To-Do-Liste) aufgenommen werden. Diese Liste sollte die Zuständigkeit und möglichst auch einen Zeitrahmen für die Erledigung enthalten. Eine Vertretungsregelung stellt sicher, dass die Aufgaben auch dann erledigt werden, wenn die zuständige Person ausfällt.
  • Alternativ können Sie auch das Recall-System nutzen, das in vielen Praxisverwaltungssystemen integriert ist. Für Erinnerungen an kurzfristig zu erledigende Aufgaben oder Termine eignet sich möglicherweise die To-Do-Liste besser, für längerfristige Ereignisse kann das Recall-System von Vorteil sein. Wenn Sie beide parallel nutzen, müssen Sie für eine klare Abgrenzung der Systeme sorgen: Welche Ereignisse werden über die To-Do-Liste abgearbeitet und welche über das Recall-System?
  • Sind Patienten telefonisch nicht erreichbar, stellt das Ausweichen auf einen alternativen Kommunikationskanal (zum Beispiel Brief) eine sinnvolle Alternative dar. Allerdings ist jeder Recall eine vertrauliche Information, sodass der Versand einer offenen Postkarte (ohne Briefumschlag) aus Datenschutzgründen nicht erlaubt ist. Die Patienten müssen sich mittels Unterschrift einverstanden erklärt haben, an notwendige Untersuchungen oder Termine erinnert zu werden.
  • Wenn absehbar ist, dass Befunde nicht sofort verfügbar sind (etwa bei Laboruntersuchungen), sollte bereits bei der Untersuchung oder Probenentnahme ein Termin zur Besprechung oder Übermittlung der Befunde vereinbart werden.
  • Dinge, die beim nächsten Arztbesuch geklärt oder besprochen werden, sollten Sie prominent und somit auf den ersten Blick erkennbar in der Patientenakte vermerken. Das Praxisteam sollte sich dafür auf eine einheitliche Markierung einigen.
  • Um sich bei der Verwendung von Papierakten an wichtige Dinge erinnern zu lassen, sind Haftnotizzettel ungeeignet, da sie leicht abfallen, die Information dann verloren ist oder nicht mehr sicher der richtigen Akte zugeordnet werden kann.

Die Autoren erklären, dass keine Interessenkonflikte vorliegen.

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