Die rauchenden KöpfeMit Vorlage zum Erfolg

Jede Praxisverwaltungssoftware (PVS) enthält Muster für Vorlagen. Diese sollte man sich zunutze machen, denn sie erleichtern den Praxisalltag.

In der täglichen Praxis werden sehr viele Dinge wiederkehrend durchgeführt. Routine, die wir alle kennen.

Zusätzliche Komplexität erreicht das Ganze dadurch, dass parallel zur normalen Kassenabrechnung auch private und Hausarztvertragsziffern zur Anwendung kommen. Gerade für Neulinge ist das oft ein Buch mit sieben Siegeln, aber auch versierte Hausärztinnen und Hausärzte kommen manchmal an ihre Grenzen.

Da einen Überblick zu behalten, ist äußerst schwierig, sich alles zu merken nahezu unmöglich. So sind unsere Spicker entstanden, die auch unseren medizinischen Fachangestellten oft im Alltag weiterhelfen.

2021 wurde wohl nichts so oft durchgeführt wie Impfungen

Rechnet man die Coronaimpfung mit Erst-, Zweit- und Boosterimpfung in zum Teil unterschiedlicher Dosierung zusammen, multipliziert das dann mit drei unterschiedlichen Indikationen (allgemein, beruflich, Heimbewohner), dann kommt man schon ohne Impfarm-Seite und Chargenbezeichnung auf knapp 30 unterschiedliche Konstellationen.

Dennoch wiederholten sich die Impfungen mehr oder minder ständig, allein durch die Menge, die anfiel.

Bei den normalen Impfungen sieht es nicht anders aus. Dort sind je nach Alter und Indikation unterschiedliche Abrechnungsziffern anzusetzen. Warum dieselbe Tätigkeit je nach Kasse auch noch leicht unterschiedliches Honorar bedeutet, mögen andere verstehen – wir verstehen das schon lange nicht mehr.

Auf Seiten der MFA sind Dokumentationen wie EKG, Ergometrie, Langzeitblutdruckmessung, Lungenfunktion und Langzeit-EKG durch eine nicht geringe Anzahl an Laboruntersuchungen, die selbst erbracht und abgerechnet werden müssen, ein schier nicht endendes Chaos.

Während vieles davon in der hausarztzentrierten Versorgung bereits in der Quartalspauschale enthalten ist, ist beim EBM nicht alles in der 03000 “versenkt”. Wer wenige Privatversicherte hat, wird regelmäßig einen Spicker brauchen.

PVS Vorlagen nutzen!

Wie gut, dass fast jede Praxisverwaltungssoftware (PVS) irgendeine Möglichkeit hat, sich Vorlagen anzulegen. Für Impfungen wird zwar oft ein extra Programm dazu verkauft, das Geld dafür kann man sich aber mit eigenen Vorlagen sparen. Auf Jahre gerechnet holt man die Kosten schnell wieder rein, wenn man es “selber macht”.

Selbstverständlich kostet das Zeit, aber wer sich mal reingefuchst hat, wird je nach PVS große Freude daran finden, sich passende Vorlagen für fast alle Lebenslagen anzulegen. Dadurch erleichtert man sich Alltägliches und gewinnt Zeit für Sinnvolles.

Ziel sollte bei der Vorlagenerstellung immer sein, das Notwendige dokumentiert und keine Abrechnungsziffer vergessen zu haben und so möglichst wenig Zeit mit Dokumentation und Abrechnung verbringen zu müssen.

Im Alltag übersieht man schnell, dass z. B. das EKG beim Privatversicherten von der MFA nicht abgerechnet wurde – nicht absichtlich, sondern einfach im Alltagsstress vergessen. Im Geldbeutel bemerken werden es primär die Praxisinhaber, indirekt aber auch die MFA, die nicht übertariflich bezahlt werden können oder mit der Arbeit nicht hinterherkommen, weil sich die Praxisleitung zusätzliches Personal nicht leisten kann.

Zusätzlich geht täglich ohne Vorlagen Arbeitszeit mit der Suche nach den zwei oder drei Dingen verloren, die zwar immer wieder vorkommen, aber zu selten sind, um Sie sich sicher zu merken. Zeit, die uns in der Versorgung fehlt.

Besonders hilfreich werden Vorlagen, wenn man wegen des Fachkräftemangels gezwungen ist, “praxisfremdes” Personal zu beschäftigen, weil keine medizinischen Fachangestellten zu bekommen sind. Mag eine Pflegefachkraft oder ein Rettungssanitäter eine Impfung oder eine Blutentnahme sicher beherrschen, so wird es bei der Abrechnung und Dokumentation mangels entsprechender Ausbildung schwierig.

Wenn man aber im Alltag mit sehr wenigen wiederkehrenden Klicks beim gewünschten Ziel ist, so ist man damit auf die Straße des Erfolges abgebogen.

Wie werden Vorlagen angelegt?

Selbstverständlich kann man sich hierfür bei seinem Softwarehaus Schulungen einkaufen. Meist gibt es aber auch Nutzer-Foren im Internet mit Anleitungen und/oder Videos, wie die Erstellung funktioniert.

Bei richtig guten PVS können Dokumentationsvorlagen importiert oder exportiert und somit getauscht werden, die dann nur für die eigenen Bedürfnisse in der Praxis angepasst werden müssen. Immer daran denken sollte man, dass – je nach Fall (Privat/Kasse/HZV) – in der Vorlage möglichst bereits die richtige Gebührenordnungsposition mit abgelegt wird.

Womit fange ich an, wenn ich das bisher nicht genutzt habe?

Aktuell konzentrieren Sie sich am besten zuerst auf alles, was mit der Pandemie zu tun hat. Das wären z. B. Impfungen, Abstrich auf Kasse oder nach Testverordnung oder Kontrollanrufe länger als 5 Minuten bei positiv getesteten oder an Corona Erkrankten.

Wenn dann der Alltag wieder einkehrt: Hatten Sie auf dem Schirm, dass es unterschiedliche Ziffern für die Urinuntersuchung gibt, je nachdem, ob es sich um eine Gesundheitsuntersuchung mit unauffälligem Urin (32880), auffälligem Urin (32880+32030) bzw.um die Urinuntersuchung bei Harnwegsinfekt 32033 (zumindest bei Nutzung eines Urinteststreifens, der mehr als nur Eiweiß, Glukose, Erythrozyten, Leukozyten und Nitrit anzeigt) handelt? Klar, nur kleine Beträge im Wert von 50 Cent pro Ziffer, aber Kleinvieh macht auch Mist.

Sinnvoll sind Vorlagen aber auch für Rezepte, die immer wieder akut erstellt werden müssen und bei denen das neu Erstellen länger dauert als eine Vorlage zu benutzen (z. B. Ibuprofen 600mg N2 50 Stück – bis 4x täglich bei Schmerzen). Seit der Verpflichtung, die Dosierung auf dem Rezept angeben zu müssen, kann das sehr viel Zeit sparen.

Rezepte für Hilfsmittel wie Kompressionsstrümpfe, die mal mit und ohne Haftband, offener oder geschlossener Spitze und selten nach Maß erstellt werden müssen (s. Beitrag in Der Hausarzt 20/21).

Vorlagen für Überweisungen

Überweisungen, die immer wieder gleichen Inhalt haben (z. B. Neurologie – V. a. Karpaltunnelsyndrom – Erbitte Nervenleitungsgeschwindigkeitsmessung und Einschätzung OP-Indikation. Oder Radiologie – V. a. Pneumonie – Röntgen Thorax p.a., ggf. in 2 Ebenen). Oder Funktionstraining, Rehasport, Verordnung häuslicher Krankenpflege oder spezialisierter Palliativversorgung. Sie sehen: Die Liste der Dinge, die man als Vorlagen anlegen kann, ist nahezu unendlich.

Wie das eigene PVS das ermöglicht, bleibt selbst zu klären. Schön ist es, wenn das Anlegen von Vorlagen wenig Arbeit macht, z. B. weil es durch Tastenkombinationen beim Verordnen nebenbei erledigt werden kann.

Um Ihnen eine Hilfe zu geben, haben wir in u.g. Tabelle zusammengestellt, was man anlegen kann.

Fazit

  • Vorlagen erstellen muss man lernen; wenn man es mal kann, geht es leicht von der Hand.
  • Hilfe dazu in der PVS Dokumentation/Schulungen, in Nutzerforen und z. T. auf Youtube (z. B. https://www.youtube.com/watch?v=AosJrkY140c).
  • Sich auf Messen oder Präsentationen die Anlage von Vorlagen unbedingt zeigen lassen.
  • Mit Vorlagen holt man die Zeit für die Erstellung sehr schnell wieder heraus und es bleibt mehr Zeit für den Patienten.
  • Effizienz, Qualität der Dokumentation und Abrechnung steigen. Weniger Zeit und Ziffern gehen verloren.
  • Suchläufe für das Controlling sind bei standardisierter Dokumentation einfacher umsetzbar.
  • Schnelles Anlernen neuer Kräfte wird mit Vorlagen möglich.

Download HeilmittelSpicker

Den HeilmittelSpicker zum BVB und LHM kann man kostenfrei unter www.hausarzt.link/heilmittel-spicker herunterladen.

Haben Sie Fragen zur Abrechnung oder Praxisführung? Mailen Sie der Redaktion: info@medizinundmedien.eu

Hinter den “Rauchenden Köpfen” stecken vier Praxiserfahrene, die sich unermüdlich dafür einsetzen, die Bürokratie im Praxisalltag zu minimieren: Dr. Sabine Frohnes, Dr. Christoph Claus, Timo Schumacher und Moritz Eckert. Aus ihrer Feder stammen etwa die bekannten EBM- und GOÄ-Spicker. Tipps zu Abrechnung und Regressschutz publizieren sie in jeder Ausgabe von “Der Hausarzt”.

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