Seit Jahresbeginn sind Arbeitgeber – also auch Hausärztinnen und Hausärzte, die in ihrer Praxis Personal beschäftigen – verpflichtet, die Arbeitsunfähigkeitsdaten ihrer gesetzlich versicherten Beschäftigten elektronisch bei den Krankenkassen abzurufen. Arbeitnehmer müssen sich dann lediglich noch „krankmelden“, die Pflicht zur Vorlage der Bescheinigung besteht jedoch nicht mehr.
Hausarztpraxen betrifft das gleich doppelt: Einerseits führt die Neuerung zu Änderungen im Patientenkontakt. Andererseits müssen sie als Arbeitgeber bestehende Arbeitsprozesse im Falle einer Krankmeldung von Medizinischen Fachangestellten (MFA) oder angestellten Ärzten neu denken.
Denn auch sie müssen ab Januar die AU-Daten bei den Krankenkassen ihrer Beschäftigten abrufen, sofern sie nicht selbst die AU-Bescheinigung für ihre Mitarbeitenden ausgestellt haben.
Bisheriger Workflow muss neu gedacht werden
„Durch den Wegfall des “gelben Scheins” müssen Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber ihren bisherigen Prozess neu bewerten“, erklärt dazu der Deutsche Hausärzteverband in einer Handreichung für Praxen. Bislang sei ein übliches Vorgehen gewesen, dass auf Grundlage der AU entsprechende Fehlzeiten in der Zeiterfassung gespeichert wurden. „Künftig müssen auf Grundlage der Krankmeldung des Arbeitnehmenden proaktiv die AU-Daten von der Entgeltabrechnung abgerufen werden.“
Sprich: Sobald sich Arbeitnehmerin oder Arbeitnehmer krankgemeldet haben, müssen “Maßnahmen ergriffen werden, damit diese Information zeitnah – und im Idealfall in elektronischer Form – die Abrechnung erreicht”, erinnert der Verband.
Ab sofort vier Arbeitsschritte rund um die AU
Konkret sieht das neue Prozedere wie folgt aus:
- Arbeitnehmer (MFA, Reinigungskraft, angestellter Arzt / angestellte Ärztin etc.) meldet sich telefonisch / auf dem vertraglich vereinbarten Weg krank (sofern die Krankschreibung nicht in der eigenen Praxis erfolgt). Wichtig: Der Arbeitnehmer muss die voraussichtliche Dauer seiner Arbeitsunfähigkeit unverzüglich mitteilen.
- Nach dem Arztbesuch, spätestens bis 24 Uhr, übermittelt die behandelnde Arztpraxis die AU-Daten elektronisch an die Krankenkasse. Im Falle eines Krankenhausaufenthaltes übermittelt das Krankenhaus die Aufenthalts- und Entlassungsdaten an die Krankenkasse.
- Arbeitgeber (Hausarztpraxis) muss die AU-Daten elektronisch bei der Krankenkasse abrufen.
- Nach Erhalt der Anfrage stellt die Krankenkasse die E-AU zum Abruf auf dem Kommunikationsserver bereit. Der Arbeitgeber oder sein Beauftragter (s. unten) erhält eine Benachrichtigung über die erfolgte Bereitstellung. Der Abruf sollte am Folgetag der ärztlichen Feststellung möglich sein.
Die AOK Baden-Württemberg rät in einer aktuellen Information, diese Arbeitsschritte im Organisationsablauf entsprechend zu automatisieren.
Vorlage zur Meldung der AU-Zeiten ans Steuerbüro
Sollte ein Steuerbüro die Personalbuchhaltung übernehmen, müssen Hausarztpraxen daraufhin die Daten weiterleiten, um Lohnfortzahlung oder Krankengeldanspruch zu gewährleisten.
Praxistipp: Für diese Meldung ans Steuerbüro haben die „Rauchenden Köpfe“ eine Vorlage erarbeitet, die Sie sich kostenfrei herunterladen können.
„Das Formular sollte aber mit der eigenen Steuerkanzlei abgestimmt werden – manche bieten für Praxen auch eigene Entwürfe an, wie sie die Meldung erhalten wollen“, betont Hausärztin Dr. Sabine Frohnes von den „Rauchenden Köpfen“.
Software zum Abruf nötig
Zum Abruf der Daten benötigen Firmen, Behörden oder Arztpraxen eine zugelassene und datenschutzkonforme Software, erinnert dabei die Kassenärztliche Bundesvereinigung (KBV).
Wichtig: Praxen, die einen externen Dienstleister mit dem Personalmanagement beauftragt haben, sollten laut KBV prüfen, ob der digitale Abruf der AU-Daten dort erfolgt.