Aufgrund veralteter Arbeitsweisen in vielen Praxen stehen auch Hausärzte vor der immer wiederkehrenden Herausforderung, wie sie digitale Hilfsmittel in den Praxisalltag implementieren können. Um Papierberge zu verringern und Arbeitszeit zu sparen, wollen etwa immer mehr Ärzte auf mobile Geräte wie Tablets mit einer revisionssicheren Software zurückgreifen, um Dokumente zeit- und ressourcensparend verwalten zu können. Vor der Umsetzung und Veränderung von Strukturen müssen jedoch alle hierfür wichtigen Inhalte und Maßnahmen betrachtet werden.
Rechtliche Grundlage:
HZV-Dokumente zehn Jahre archivieren
Zum einen hilft der Blick auf die rechtlichen Regelungen zu ärztlichen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten, welche im Bürgerlichen Gesetzbuch, insbesondere in Paragraf 630f, der Berufsordnung der Ärztekammern, Paragraf 10, und dem Bundesmantelvertrag – Ärzte (BMV-Ä) in Paragraf 57 verankert sind. Die Dauer der Aufbewahrung beläuft sich auf zehn und bis zu 30 Jahren nach Beendigung der Behandlung. Auch im Rahmen des Einschreibeprozesses der HZV-Verträge müssen Teilnahmeerklärungen zehn Jahre aufbewahrt werden.
Unterschrift:
E-Signatur erfüllt gesetzliche Pflichten
Zum anderen erläutert das Schrifterfordernis in Paragraf 73b Abs. 3 S. 2 SGB V, inwieweit eine elektronische Unterschrift bei der Patienteneinschreibung der HZV-Verträge ausreicht. Dieser Paragraf regelt, dass sich Teilnehmer schriftlich gegenüber ihrer Krankenkasse zur Teilnahme an der HZV verpflichten. Durch Inkrafttreten des neuen Terminservice- und Versorgungsgesetzes (TSVG) ist nun auch nach Paragraf 73b Abs. 3 S. 2 SGB V eine elektronische Unterschrift auf allen Vertragsdokumenten ausreichend. Da laut der HZV-Verträge das Unterschreiben einer Teilnahmeerklärung mit einer persönlichen Unterschrift bestimmt ist, wird das Schrifterfordernis damit nach Paragraf 73b Abs. 3 S. 2 SGB V erfüllt.
Demnach können unterschriebene und für den Hausarzt aufzubewahrende Patiententeilnahmeerklärungen mit einem revisionssicheren Tablet festgehalten und elektronisch abgelegt werden.
Revisionssicherheit:
Dokumentation nicht nachträglich löschen
Bei einer Implementierung eines elektronischen Aufbewahrungssystems ist es für Praxen auch essenziell, das in 2013 in Paragraf 630f BGB verankerte Patientenrechtegesetz, welches die Revisionssicherheit fordert, zu beachten. Demnach dürfen schon erfolgte Dokumentationen nicht einfach gelöscht und geändert werden, ohne dass der ursprüngliche Inhalt ebenfalls angezeigt wird.
