Hannover. In den letzten Tagen haben 1.306 Praxen in Niedersachsen unerfreuliche Post von der Kassenärztlichen Vereinigung (KV) erhalten. Der Grund: Die Techniker Krankenkasse (TK) im Land hat durch die KV die Teilnahme an Disease-Management-Programmen (DMP) kontrollieren lassen. Konkret geht es um die Quartale 1/2015 bis 1/2016, wie aus einem Schreiben der KV hervorgeht, das „Der Hausarzt“ vorliegt. Über alle Praxen hinweg stehen Rückzahlungen von 180.475 Euro im Raum, vorausgesetzt sämtlichen Beanstandungen wird stattgegeben, teilt die KV auf Anfrage mit. Im Schnitt bedeutet das rund 138 Euro pro Praxis.
Vielmehr als die Rückzahlung an sich, dürfte viele Hausärzte aber der bürokratische Aufwand einer solchen Prüfung ärgern. Kann man doch eine Rückzahlung – wie bei anderen Prüfverfahren auch – oft noch abwenden, wenn man entsprechende Dokumentationen oder fehlende Belege nachliefern kann. Vor allem der damit verbundene bürokratische Aufwand koste Hausärzte aber wertvolle Zeit für ihre Patienten, mahnt Dr. Matthias Berndt vom Hausärzteverband Niedersachsen. „Es ist im digitalen Zeitalter schleierhaft, dass knapp vier Jahre nach Leistungserbringung und Bezahlung durch die Kassen auf einmal etwas nicht in Ordnung sein soll.“ Er erneuert daher seine Forderung, Regresse endlich abzuschaffen. „Wir fordern Rechtssicherheit durch eine drei Monate nach Leistungserbringung abschließende Honorarabrechnung. Dies entlastet Praxen als auch Kassen von unnötiger Bürokratie“, sagt Berndt.
Auch wenn die Regresssumme im Einzelfall eher gering ausfällt, so lohnt es sich doch, für die Zukunft Fehlern vorzubeugen. Schließlich lässt nicht nur die TK, sondern bundesweit jede Krankenkassen immer wieder die korrekte DMP-Teilnahme durch die KVen prüfen. „Der Hausarzt“ hat daher die häufigsten Fehler in der DMP-Abrechnung bei der KV Niedersachsen erfragt.
Tipp 1: Teilnahmebestätigung der Kasse abwarten
Was einigen Hausärzten nicht bewusst ist: Ihre DMP-Leistung für den Patienten sollten Hausärzte erst abrechnen, wenn ihnen die Krankenkasse schriftlich bestätigt hat, dass der Versicherte am DMP teilnimmt, rät die KV Niedersachsen. Denn im DMP-Vertrag mit den Krankenkassen heißt es: „Die Teilnahme des Versicherten am Disease-Management-Programm beginnt, vorbehaltlich der schriftlichen Bestätigung durch seine Krankenkasse“.
Demnach kann die Kasse also auch eine Teilnahme ablehnen. Zum Beispiel weil aus ihrer Sicht die Bedingungen – beispielsweise eine zugrunde liegende Erkrankung – nicht erfüllt oder nicht richtig dokumentiert ist. In Niedersachsen sei die an die Datenstelle gesendete Erstdokumentation oft fehlerhaft oder unvollständig gewesen, sagt die KV zum aktuellen Prüfverfahren.
Erhalten Hausärzte die Teilnahmebestätigung ihres Patienten können sie diese zum Beispiel einscannen und in der Patientenakte speichern. Denn vereinzelt kann es vorkommen, dass die Bestätigung bei der Datenstelle verloren geht, wie „Der Hausarzt“ von betroffenen Hausärzten erfuhr. Bei einer Prüfung haben Ärzte die Teilnahmebestätigung dann schnell griffbereit und können diese als Nachweis nachreichen.
Tipp 2: Dokumentation kontrollieren
Viele Fehler passieren bei der Dokumentation. Praxen müssen die Dokumentation für das DMP quartalsweise erstellen und übermitteln. Versäumen Ärzte dies in zwei aufeinander folgenden Quartalen, wird der Patient aus dem DMP ausgeschrieben. Praxen können dann ihre DMP-Leistungen nur bis zu dem Quartal abrechnen, von dem die letzte gültige Dokumentation vorliegt.
Die Dokumentation übermitteln sie elektronisch über das sogenannte „eDMP“ an die Datenstelle. Ausgenommen davon ist lediglich die Teilnahme- und Einwilligungserklärung des Patienten, hiervon ist das Original per Post zu schicken. Um den Aufwand für Dokumentation und die Portokosten zu senken, rät die KV Niedersachsen, abhängig von Praxisgröße und Patientenzahl einmal pro Woche oder Monat die Dokumente an die Datenstelle zu senden.
Tipp 3: Fristen im Blick behalten
Bevor Ärzte die Unterlagen an die Datenstelle schicken, sollten sie das Datum prüfen. Denn auch das ist laut KV häufig fehlerhaft in Teilnahmeerklärung und Erstdokumentation. Jedoch können Praxen dies korrigieren, da die Datenstelle eine Kopie des Originals an die Praxis zurücksendet, damit diese den Fehler ausbessern kann.
Folgende Fristen sind bei der DMP-Teilnahme zu beachten, teilt die KV mit:
- Teilnahme- und Einwilligungserklärung des Patienten sowie die Erstdokumentation sollen der Datenstelle innerhalb von zehn Tagen nach Befunderhebung vorliegen. Die Erstdokumentation muss spätestens zehn Tage nach Ende des Quartals der Befunderhebung eingegangen sein.
- Folgedokumentationen sind – je nachdem, ob jedes oder jedes zweite Quartal als Intervall vorgeschrieben ist – im nächsten/übernächsten Quartal zu übermitteln. Auch hier gilt die Frist von zehn Tagen nach Ablauf des Vorquartals.
- Alle Korrekturen müssen bis 52 Tage nach Ablauf des Quartals, in dem die Praxis die Dokumentation erstellt hat, abgeschlossen sein. Darüber hinaus sind die Veränderungen mit Datum in der Patientenakte zu notieren und die Versicherten darüber zu informieren.
Tipp 4: Patienten an Schulung erinnern
Auch die Patienten sind als Fehlerquelle für die Abrechnung nicht außen vor: Nach Angaben der KV Niedersachsen kommt es oft vor, dass DMP-Teilnahmen beendet werden, weil Patienten innerhalb eines Jahres zwei Schulungen „ohne plausible Begründung“ nicht wahrgenommen haben. Wenn DMP-Patienten also zum nächsten Termin in die Praxis kommen, kann es sich auszahlen, sie an eine bevorstehende Schulung zu erinnern.
